Переезд офиса компании

Вы отвечаете за организацию офисного переезда компании? В данной статье мы расскажем о том как организовать это мероприятие в 3 Этапа:

1 Этап - выбор мувинговой компании:

1. Выбираем мувинговую компанию, предоставляющую услуги офисных переездов: выберите посредством различных источников (интернет, справочники, советы знакомых и т.д.) 3-5 мувинговых компаний.

2. Получите подробную информацию об услугах этих компаний, ее тарифах на услуги, обратите внимание на форму типового договора, есть ли у этой компании офис, оцените манеры общения менеджеров, задайте вопросы о грузчиках (опыт работы и т.д.), узнайте есть ли в компании контроль качества предоставляемых услуг, закрепят ли за Вами персонального менеджера, предоставляет мувинговая компания упаковку и т.д. Уточните может ли менеджер мувинговой компании выехать к Вам в офис, для точного расчета стоимости и берет ли компания деньги за подобный выезд. Остановите выбор на одной или других компаниях.

3. Пригласите менеджера мувинговой компании в Ваш офис, для того чтобы он смог «визуально» оценить объем переезда, в 99% услуга выезда менеджера и расчета стоимости переезда компании- бесплатна.

4. Покажите менеджеру мувинговой компании все, что будет перевозиться в вашем офисе. Помимо вопроса организации процесса самого переезда, не забудьте обсудить с ним вопрос упаковки- могут ли они предоставить упаковку, сколько это стоит, как лучше организовать процесс упаковки (силами сотрудников или своими силами).

5. Обсудите вопрос с перевозкой комнатных растений (если этих растений у Вас много).

6. Получите от мувинговой компании: коммерческое предложение с указанием даты офисного переезда, сроков проведения переезда, точной стоимости переезда, с полным перечнем работ, входящих в эту стоимость; стоимости страхования перевозимого имущества (мы рекомендуем дополнительно застраховать наиболее ценное и дорогое офисное имущество); типовой договор на организацию переезда, в котором четко отражены права и обязанности сторон.

7. Если условия предложенные мувинговой компанией Вас устраивают подпишите договор на организацию офисного переезда, предварительно согласовав его форму со своими юристами и договоритесь с ответственным менеджером мувинговой компании о Ваших дальнейших совместных шагах. Рекомендуем Вам прописать эти шаги в виде плана, с указанием точных дат и ответственных лиц.

2 Этап - готовимся к переезду:

1. Подготовьте и разошлите уведомления о Вашем предстоящем офисном переезде компании всем Вашим партнерам и контрагентам: клиенты, поставщики, банки, почта, страховые компании, гос. учреждения и т.д.

2. Уведомите всех сотрудников офиса о точной дате переезда и порядке его проведения.

3. Уточните решены ли все вопросы связанные с переводом ИТ инфраструктуры в новый офис: телефон, интернет и т.д.. Если в новом офисе у Вас предполагается изменение телефонного номера, то рекомендуем Вам на старый номер установить автоинформатор с сообщением нового номера и адреса. Оставьте работать данный информатор хотя бы на квартал после проведения самой релокации. Это позволит Вам максимально избежать потерь потенциальных клиентов.

4. Если Вы приобретаете новую мебель или Ваша старая мебель не вся поместиться в новом офисе, то заранее решите вопрос куда это все деть. Вариантов несколько- найти покупателя на ненужную мебель, решить вопрос с утилизацией ненужной мебелью, найти склад ответственного хранения, в момент переезда отвезти на этот склад излишки мебели и постепенно решать вопрос о ее дальнейшей судьбе.

5. Составьте план размещения рабочих мест в новом офисе. Заранее ознакомьте менеджера мувинговой компании с этим планом. После завершения переезда, грузчики мувинговой компании должны расставить мебель и имущество в соответствии с Вашим планом, эта услуга обычно входит в стоимость переезда компании.

6. Если в процессе предварительной подготовке к переезду фирмы список перевозимого имущества изменился, уведомите ответственного менеджера мувинговой компании об этом, для корректировки стоимости переезда и плана по его проведению.

3 Этап - накануне и час Х.

1. За несколько дней до переезда приступите к упаковочным работам. Начните с того, без чего Вы сможете обойтись эти несколько дней.

2. Раздайте коробки,маркеры и наклейки сотрудникам офиса, для упаковки и маркировки личных вещей и мебели.

3. Подготовьте к транспортеровке растения. Если за упаковку отвечаете Вы, то организуйте заранее упаковку растений- поставьте их в открытые коробки, проложите между растениями упаковочный материал, чтобы они не перевернулись в процессе перевозки.

4. Решите с ИТ службой вопрос со своевременным отключением ИТ техники для ее перевозки. Если Вы переезжаете в рабочий день, то рекомендуем Вам предварительно перебросить в новый офис оборудование и мебель, которое позволит Вам не останавливать самые важные аспекты Вашей деятельности на время переезда ( прием телефонных звонков, заказов и т. д.).

5. В день переезда проверьте все ли упаковано, разобрано и подготовлено к переезду, старайтесь не допускайте сдвига работ от заранее намеченного плана. Следуйте пунктам плана. Постоянно координируйте свои действия с мувинговой компанией (ее ответственным менеджером).

6. Проследите за тем, что в новом месте мебель и коробки расставляются грузчиками в точном соответствии с Вашим планом. Чтобы Вам не пришлось разрываться, назначьте из своих сотрудников координаторов в точках загрузки и выгрузки.

7. Проследите за тем чтобы не было задержек с подключением ИТ инфраструктуры в новом месте. Если есть возможность, до начала основного переезда перевезите в офис наиболее "критичные" рабочие места, это позволит не останавливать их работу

8. После завершения переезда и разбора коробок с имуществом, решите вопрос с ненужной упаковкой ( Вы можете вернуть упаковку перевозчику, или попросить его утилизировать ее).

9. Подпишите с мувинговой компанией акт выполненных работ и оплатите их услуги (рекоменуем Вам оплачивать услуги по факту оказания услуг).

P.S. в этой статье мы рассматривали вопрос организации офисного переезда фирмы специализированными компаниями - мувинговыми. В наших следующих статьях мы расскажем о том как организовать офисный переезд срочно.

С уважением,

ООО «Бюро оптимальной логистики»