Оптимальный офисный перезд

 В данной статье мы расскажем о том, как организовать офисный переезд в 3 Этапа:

 1 Этап:

1. Выбираем транспортную компанию- выберите посредством различных источников (интернет, справочники, советы знакомых и т.д.) 3-5 мувинговых компаний (компаний специализирующихся на организации переездов).

2. Получите подробную информацию об услугах этих компаний и ее базовых тарифах на услуги по организации офисного переезда. Остановите выбор на какой-то одной из этих компаний.

3. Пригласите менеджера мувинговой компании в Ваш офис, для «визуальной» оценке объема офисного переезда.

4. Покажите менеджеру мувинговой компании все, что будет перевозиться в вашем офисе. Помимо вопроса организации процесса самого офисного переезда не забудьте обсудить с ним вопрос упаковки- могут ли они предоставить упаковку, сколько это стоит, как лучше организовать процесс упаковки (силами сотрудников или своими силами).

5. Решите вопрос с перевозкой комнатных растений (если этих растений у Вас много).

6. Получите от мувинговой компании: коммерческое предложение с указанием даты офисного переезда, сроков проведения переезда, точной стоимости переезда, стоимости страхования перевозимого имущества (мы рекомендуем дополнительно застраховать наиболее ценное и дорогое офисное имущество) с полным перечислением объема работ, входящего в эту стоимость; типовой договор на организацию переезда, в котором четко отражены права и обязанности сторон.

7. Если условия предложенные мувинговой компанией Вас устраивают подпишите договор, предварительно согласовав его форму со своими юристами и договоритесь с ответственным менеджером мувинговой компании о Ваших дальнейших совместных шагах. Рекомендуем Вам прописать эти шаги в виде плана, с указанием точных дат и ответственных лиц.

2 Этап:

1. Подготовьте и разошлите уведомления о Вашем предстоящем переезде всем Вашим партнерам и контрагентам: клиенты, поставщики, банки, почта, страховые компании, гос. учреждения и т.д.

2. Уведомите всех сотрудников офиса о точной дате переезда и порядке его проведения.

3. Уточните решены ли все вопросы связанные с переводом ИТ инфраструктуры в новый офис: телефон, интернет и т.д.. Если в новом офисе у Вас предполагается изменение телефонного номера, то рекомендуем Вам на старый номер установить автоинформатор с сообщением нового номера и адреса. Оставьте работать данный информатор хотя бы на квартал после проведения самого переезда. Это позволит Вам максимально избежать потерь потенциальных клиентов.

4. Если Вы приобретаете новую мебель или Ваша старая мебель не вся поместиться в новом офисе, то заранее решите вопрос куда это все деть. Вариантов несколько- найти покупателя на ненужную мебель, решить вопрос с утилизацией ненужной мебелью, найти склад ответственного хранения, в момент переезда отвезти на этот склад излишки мебели и постепенно решать вопрос о ее дальнейшей судьбе.

5. Составьте план размещения рабочих мест в новом офисе. Заранее ознакомьте менеджера мувинговой компании с этим планом.

6. Если в процессе предварительной подготовке список перевозимого имущества изменился, уведомите ответственного менеджера мувинговой компании об этом, для корректировки стоимости переезда и плана по проведению офисного переезда.

3 Этап.

1. За несколько дней до переезда приступите к упаковочным работам. Начните с того, без чего Вы сможете обойтись эти несколько дней.

2. Раздайте коробки,маркеры и наклейки сотрудникам офиса, для упаковки и маркировки личных вещей вещей и офисной мебели.

3. Подготовьте к перевозке растения.

4. Решите с ИТ службой вопрос со своевременным отключением ИТ техники для ее перевозки. Если Вы переезжаете в рабочий день, то рекомендуем Вам предварительно перебросить в новый офис оборудование и мебель, которое позволит Вам не останавливать самые важные аспекты Вашей деятельности на время переезда ( прием телефонных звонков, заказов и т. д.).

5. В день переезда проверьте все ли упаковано, разобрано и подготовлено к переезду, старайтесь не допускайте сдвига работ от заранее намеченного плана. Следуйте пунктам плана. Постоянно координируйте свои действия с мувинговой компанией (ее ответственным менеджером).

6. Проследите за тем, что в новом месте мебель и коробки расставляются грузчиками в точном соответствии с Вашим планом. Чтобы Вам не пришлось разрываться, назначьте из своих сотрудников координаторов в точках загрузки и выгрузки.

7. Проследите за тем чтобы не было задержек с подключением ИТ инфраструктуры в новом месте.

8. После завершения переезда и разбора коробок с имуществом, решите вопрос с ненужной упаковкой ( Вы можете вернуть упаковку перевозчику, или попросить его утилизировать ее).

9. Подпишите с мувинговой компанией акт выполненных работ и оплатите их услуги (если у Вас оплата по факту).

  P.S. в этой статье мы рассматривали вопрос организации офисного переезда специализированными компаниями.

 С уважением,

Общество с ограниченной ответственностью «Бюро оптимальной логистики»